Вести кадровый учет обязаны даже ИП, у которых всего 1-2 наемных сотрудника. При этом у них есть три варианта: нанять кадровика и создать еще одно рабочее место, вести учет самостоятельно и мириться с ошибками или отдать на аутсорс.
Трудовой кодекс РФ требует вести кадровый учет, даже если в вашей компании работает всего 1 наемный сотрудник. Эта деятельность помогает закрепить права и обязанности сторон, а также предполагает определенную выгоду для работника и нанимателя. Первый получает уверенность в формировании пенсионных накоплений, оплате труда и отпуска, сохранении трудового стажа. Наниматель же избавляется от трудовых споров – документация содержит должностные инструкции и договора, в которых зафиксированы все права и обязанности. Давайте же рассмотрим, как организовать кадровое делопроизводство в компании и какие способы его ведения существуют.
Вариант №1. Классическая модель
Существует целый ряд нормативных документов, предопределяющих правила ведения учета. В частности, Федеральный закон №125 предопределяет правила хранения документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит требования по их оформлению, а Постановление Госкомстата №1 предлагает использование унифицированных форм. Поэтому при самостоятельном ведении кадрового делопроизводства компании необходимо придерживаться определенных норм:
- В компании должен храниться весь перечень обязательных документов. В них входят трудовая книжка, договор или контакт, приказ о приеме на работу, штатное расписание, журнал прохождения инструктажа по технике безопасности, распоряжения о предоставлении отпусков.
- Обязательным требованием является назначение лица, ответственного за кадровый учет. Обычно при малой численности сотрудников на предприятии вести его приходится лично руководителю или бухгалтеру, потому как принимать в компанию еще одного сотрудника нерентабельно.
- Требуется также создать надлежащие условия для хранения документации. Они должны быть защищены от сторонних посягательств и нестандартных ситуации, таких как пожар, обрушение здания и т.д.
- Разработка локальных нормативных актов и должностных инструкций. Они необходимы для закрепления прав работодателя.
- Кроме того, кадровое делопроизводство подразумевает ведение регистрационных журналов. Именно их в первую очередь просматривают проверяющие инстанции.
Сложность самостоятельного ведения кадрового учета часто становится причиной многочисленных ошибок, задержек в оформлении и трудовых споров. В подобных ситуациях можно запросто получить повестку в суд от сотрудника или взыскание от Инспекции по охране труда.
Вариант №2. Кадровый аутсорсинг
В бизнесе важно не только суметь заработать, но и сэкономить ресурсы, сократить издержки. Поэтому все чаще кадровое сопровождение организации отдается на аутсорсинг. Такое решение приносит преимущества, как ИП, так и крупному бизнесу:
- Учет ведется в электронном формате. Вам не требуется оборудовать место для хранения папок с документами, при этом доступ к нужной информации вы будете иметь всегда.
- Избавление от ошибок и взысканий. Если вы назначаете ответственным за КДП сотрудника без соответствующего образования или ведете его лично, то промахов не избежать. Кадровый учет на аутсорсинге всегда ведется профессиональными кадровиками, которые знают все тонкости найма, увольнения и оформления документации.
- Надежная защита документов. Восстановление кадрового учета при внештатных ситуациях отнимает много времени и сил. Если же все документы хранятся в единой базе и на внешних носителях, то им ничего не грозит.
- Экономия бюджета. Услуги по кадровому делопроизводству обходятся значительно дешевле, чем создание рабочих мест для кадровиков. Вам не придется выделять кабинет, закупать технику и ежемесячно вносить отчисления в ПФР и ФНС.
Сегодня ведение кадрового учета отдают на аутсорсинг не только ИП, но и крупные предприятия. Ведь это решение помогает защитить их интересы и свести к минимуму все возможные риски взысканий.
Узнать всю подробную информацию, а также получить квалифицированную консультацию наших специалистов, вы можете по телефону +7 (495) 775-95-50, почте info@nkgarant.ru или заполнив одну из форм на сайте. Обращайтесь. Мы на связи и обязательно поможем.
