Совещания являются частью корпоративной культуры. Без их проведения не обходится ни одна компания. Их суть состоит в обсуждении основных вопросов, выявлении проблем и «узких мест», которые могут негативно повлиять на общий результат. Злоупотребление количеством совещаний или временем, в течение которого они проходят, могут привести к бессмысленности их проведения. По их окончанию и руководитель, и сотрудники могут жалеть о бесполезно потраченном времени. В нашей статье мы расскажем о том, как проводить совещания правильно и с пользой.
Оптимизируем время и количество участников
Ежедневные совещания по общим вопросам не должны длиться более 30 минут. Хорошо, если присутствовать на них будут только те сотрудники, которые имеют непосредственное отношение к поднимаемым вопросам и полномочия принимать решения по ним.
Определяем основную цель совещания
В начале совещания сразу сообщите подчиненным, какие вопросы стоят на повестке дня. Это исключит обсуждение ненужных тем и возникновение бессмысленных споров. Подчиненные не будут отвлекаться и соскакивать с основных вопросов в смежную область, наоборот – они будут нести ответственность за свои слова и напрасную трату своего и чужого времени.
Выбираем подходящее время для проведения совещания
Успешные руководители крупных компаний проводят совещания во второй половине дня. Это позволяет сотрудникам продуктивно работать весь день, не обдумывая то, что было ими услышано, а приходить на следующее утро уже с готовым планом действий.
Требуем подготовки к совещанию от всех его участников
О проведении совещания сотрудникам, которые примут в нем участие, нужно сообщать заранее для того, чтобы у них было время к нему подготовиться, а именно:
- изучить тему, которая будет на нем поднята;
- определить вопросы, которые нужно задать;
- обдумать предложения, которые можно выдвинуть.
Это будет правильно, продуктивно и информативно.
Даем право высказаться на совещании всем участникам
Возьмите за правило выслушивать всех участников совещания, которое было вами инициировано. Ведь бывает так, что не в меру активные коллеги не дают высказать конструктивное предложение сотруднику-интроверту.
Вырабатываем общие правила проведения совещания
И обязательно знакомим с ними сотрудников. У них должно войти в привычку:
- приходить на совещание без ноутбуков;
- не пользоваться смартфонами;
- отказаться от видео презентаций;
- давать право высказаться своим оппонентам;
- не развязывать споры;
- не провоцировать конфликты и т.д.
За нарушение утвержденных вами правил проведения совещания сотрудники должны нести личную ответственность.
Делаем записи от руки
И требуем того же от своих подчиненных. Это позволит им лучше запомнить важные тезисы, не отвлекаться на посторонние темы, всегда иметь под рукой список принятых решений.
Проводим совещания стоя
Это будет отличной возможностью организовать сотрудников. Стоя на планерке, они не будут отвлекаться от важных тем и тратить время на пустые разговоры. Отсутствие привычного комфорта позволит коллегам объединиться для принятия решений, а руководителю быстро и с пользой провести совещание.
