Бухгалтерский аутсорсинг для малого бизнеса

Аутсорсинг – что это такое?

Многие уже слышали об аутсорсинге, но не все знают, что это такое. Современный экономический словарь определяет аутсорсинг (от англ. «outsourcing»), как передачу традиционных неключевых функций организации (таких, например, как бухгалтерский учет или рекламная деятельность) внешним исполнителям — аутсорсерам, субподрядчикам, высококвалифицированным специалистам сторонней фирмы. 

В российском законодательстве данный термин отсутствует. При этом Федеральный закон № 129-ФЗ от 21.11.1996 «О бухгалтерском учете» предоставляет право организациям «передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;» (подп. «в», п. 2 ст. 6).
Подобная услуга позволяет предпринимателям сконцентрироваться на своем бизнесе, а сопутствующие или эпизодически возникающие бизнес-процессы передать специализированной организации. На аутсорсинг чаще всего передаются такие функции: 
ведение бухгалтерского учета, обеспечение работы офиса и поддержка компьютерной сети, переводческие, кадровые и рекламные услуги и т.д. 
Объем услуг прописывается в гражданско-правовом договоре между предпринимателем и аутсорсером, который заключается на срок от нескольких месяцев до нескольких лет. При этом нанятые специалисты-аутсорсеры остаются юридически независимыми от организации-нанимателя. 
В России аутсорсинг, в том числе бухгалтерский, – относительно новый вид услуг. Изначально его использовали в основном иностранные организации, компенсируя незнание российского законодательства. В период мирового финансового кризиса аутсорсинговые услуги получили особое распространение, особенно среди предприятий малого и среднего бизнеса, так как позволяют сократить затраты и сделать бизнес более мобильным. 
Основные услуги в рамках бухгалтерского аутсорсинга:
1) ведение бухгалтерского и налогового учета,
2) анализ финансово-хозяйственной деятельности организации и оптимизация налогообложения,
3) оформление перехода на упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности (при необходимости),
4) составление трудовых договоров с наемными работниками и регистрация их в ИФНС и внебюджетных фондах,
5) осуществление по системе «Банк-клиент» всех необходимых платежей,
6) восстановление бухгалтерского учета (в том случае, если он в течение какого-то времени не велся), 
7) составление и сдача годовой отчетности,
8) представление интересов во внебюджетных фондах и государственных органах,
9) консультирование по вопросам законодательства,
10) информирование об изменениях в налоговом законодательстве.

Главная цель бухгалтерского обслуживания - повышение надежности и эффективности бизнеса посредством таких бухгалтерских услуг: 
• устранение ошибок в налоговом и бухгалтерском учете 
• снижение налоговых рисков 
• минимизация уплачиваемых налогов 
• повышение надежности бухгалтерского учета.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга

1. Сокращение издержек.
Услуги аутсорсеров стоят намного дешевле, чем содержание в штате собственного персонала.

2. Отсутствие необходимости организации рабочего места для специалиста и аренды офиса. 
Большинство предпринимателей, особенно тех, кто занимается торговлей, не арендуют офис. Обычно они имеют в штате одного - двух продавцов, и резона арендовать офис, организовывать рабочее место и брать в штат бухгалтера, как отдельную штатную единицу, для ведения учета им нет. 
Рассмотрим средние затраты предпринимателя на содержание одного штатного бухгалтера и его рабочего места в месяц :
средний оклад специалиста – до 30 000 рублей.
единый социальный налог (26%) – 7800 рублей. (с 2010 г. страховые взносы). 
аренда площади для рабочего места (6 кв.м. на 1 человека) – 6000 рублей. 
техническое сопровождение рабочего места (компьютер, телефон, бухгалтерская программа, справочно-правовая система) – 5000 рублей. 
Итого: 48 800 рублей. 
Кроме того, работодатель несет единовременные затраты на компьютер, бухгалтерскую программу, справочно-правовую систему (Консультант+, Гарант) – от 30 000 до 45 000 рублей. 
В то же время услуги аутсорсинговой компании обойдутся предпринимателю в значительно меньшую сумму – в среднем от 4000 до 10 000 рублей в зависимости от вида деятельности, количества нанятых сотрудников, используемых кассовых аппаратов и расчетных счетов.

3. Высвобождение необходимых для развития бизнеса ресурсов. 
Обращение к аутсорсеру позволяет организации высвободить необходимые для развития бизнеса временные, людские и иные ресурсы.

4. Более квалифицированные специалисты.
По роду своей деятельности работники специализированной организации ежедневно сталкиваются с нестандартными ситуациями, получают опыт работы с широчайшим спектром проблем в различных отраслях предпринимательской деятельности и регулярно повышают квалификацию в учебных учреждениях. 
Владельцы предприятий малого и среднего бизнеса в основном нанимают внештатных бухгалтеров по первичной бухгалтерии на подставки. Конечно, такие специалисты не имеют должного уровня квалификации, что зачастую приводит к ошибкам в учете. 
Благодаря данному преимуществу использование услуг аутсорсинговых организаций удобно для предпринимателей, ведущих несколько видов деятельности, а также работающих в областях экономики с динамично меняющимися нормами законодательства. Иметь в штате бухгалтера, разбирающегося в нескольких сферах бизнеса, очень накладно. При сотрудничестве со специализированной организацией такой проблемы не возникает.

5. Передача ответственности.
Важной особенностью деятельности всех добросовестных аутсорсинговых компаний является несение ответственности за переданный им участок работы на период действия договора. То есть, если в течение года сторонняя организация ведет 
бухгалтерский и налоговый учет предпринимателя, то и по истечении срока сотрудничества данная организация будет нести ответственность за все те документы и действия, которые были сделаны в период действия договора. 
Перед тем, как заключить договор со специализированной компанией стоит обратить внимание на наличие у нее сертификата страхования (а также сумму страхования и размер франшизы – то есть объем несения ответственности за свои действия в отношении заказчика). В случае возникновения противоречий между заказчиком и исполнителем, порядок и размер возмещения ущерба исполнителем и страховой компанией определяются в судебном порядке исходя из размеров суммы страхования.

Минусы бухгалтерского аутсорсинга

1. Предприниматель доверяет всю информацию о бизнесе сторонней организации, поэтому перед заключением договора следует убедиться в надежности и чистоте репутации аутсорсера. 
2. Отсутствие полного контроля над деятельностью сторонних специалистов. 
В договоре на 
бухгалтерское обслуживание обязательно должен быть отражен порядок отчетности исполнителя перед заказчиком, что позволит предпринимателю контролировать оперативность и корректность действия аутсорсера. 
3. Во избежание попадания информации о бизнесе в недобросовестные руки, а также возникновения ошибок в учете и соответствующих последствий аутсорсинговую фирму всегда стоит выбирать, опираясь на рекомендации знакомых, уже пользовавшихся ее услугами. А также оценивать ее опыт работы, наличие постоянных клиентов, дипломов, сертификатов (в том числе страхования ответственности). 
Также по возможности стоит познакомиться лично со специалистом, который будет вести организацию, узнать о его квалификации и опыте работы.

Порядок взаимодействия с аутсорсером

После заключения договора на бухгалтерское обслуживание, предприниматель передает компании-исполнителю все бухгалтерские документы (или их копии по почте, в электронном виде):
• счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, кассовые чеки; 
• банковские выписки;
• договора купли-продажи, поставок и услуг; 
• первичные документы по кассе;
• первичные документы для формирования авансовых отчетов; 
• трудовые приказы и договора; 
• первичные документы по приобретенным основным средствам; 
• первичные документы по приобретенным материалам.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. 
Первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: 
1. наименование документа; 
2. дату составления документа; 
3. наименование организации, от имени которой составлен документ; 
4. содержание хозяйственной операции; 
5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; 
6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; 
7. личные подписи указанных лиц. 
Кроме составляемых в организации множество документов поступает извне: из банка, от поставщиков и др. Все они необходимы для ведения бухгалтерского учета.
Для передачи организации-аутсорсеру следует сгруппировать все документы по видам (банковские, кассовые, товарные накладные, счета) и расположить их хронологически в порядке убывания.
Все данные, содержащиеся в первичных документах предпринимателя, являются коммерческой тайной и разглашению не подлежат. 
В специализированной организации по документам проводится проверка в электронных базах 1С. По окончании отчетных периодов необходимые документы (по «нулевой» или квартальной отчетности) подписываются предпринимателем и сдаются в установленном законодательством порядке в налоговые органы и внебюджетные фонды. После сдачи отчетности, обычно в апреле – мае, составляется общий реестр всех документов, переданных заказчиком за год, который отдается ему обратно вместе с их описью.

Если предприниматель временно не вел учет и не сдал бухгалтерскую отчетность, он может быть оштрафован по статье 119 НК РФ «Непредоставление налоговой декларации» и по статье 15.11 КоАП РФ «Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности», кроме того, банковские счета организации могут быть арестованы, деятельность приостановлена. Все эти меры могут иметь просто катастрофические последствия для бизнеса. 
Кстати, как раз столкновение с контролирующими органами (когда руководитель предприятия остается один на один с проблемами и несет за действия внештатного сотрудника полную ответственность) по причинам ошибок в уплате налогов является одной из частых причин обращений предпринимателей в аутсорсинговые бухгалтерские организации. 
Аутсорсинговые бухгалтерские компании при своевременном обращении предпринимателей оказывают «скорую» помощь по борьбе с подобными проблемами и полностью восстанавливают документооборот и бухгалтерский учет, что позволяет избежать неприятных последствий. 
Стоит отметить, что ответственность за последствия непредоставления или несвоевременного предоставления аутсорсеру первичных документов, полностью несет сам предприниматель.

Стоимость бухгалтерского аутсорсинга

Расценки на каждый вид работ по внешнему бухгалтерскому обслуживанию строго регламентированы. Существуют льготы и скидки при проведении работ комплексно, при пролонгации договоров на следующий год, при ведении учета по упрощенной системе налогообложения, на сопутствующие услуги по страхованию и предоставлению аудиторского заключения.
Чтобы определить стоимость бухгалтерского обслуживания, необходимо провести экспертизу состояния бухгалтерского учета клиента. Выделяют несколько факторов, которые оказывают влияние на окончательную стоимость ведения бухгалтерского учета: 
• количество хозяйственных операций, 
• вид деятельности, 
• степень участия персонала клиента в совместной работе.

В зависимости от объема оказываемых услуг и состояния учета на момент заключения договора, выделяют:
1) «нулевой» тариф для вновь созданных организаций,
2) базовый тариф для заказчиков стандартного набора услуг,
3) тарифы для организаций, заказывающих дополнительные услуги, вне рамок бухгалтерского обслуживания. 

Отношение к аутсорсингу год от года в России меняется в сторону увеличения объемов использования данных услуг. 
Законодательные нормы обновляются все быстрее, цены растут, условия ведения бизнеса усложняются, а аутсорсинг по-прежнему облегчает жизнь предпринимателей. 
В бизнесе время – деньги. Аутсорсинговые компании сберегают для предпринимателей и то, и другое.