Бухгалтер — ключевая фигура любого бизнеса. Если бухгалтер хорош, вы можете спать спокойно, не бояться внезапных проверок из налоговой, забытых платежей или неожиданных штрафов. Но часто бывает, что бухгалтер, который казался вашим если не другом, то, по крайней мере, надежным помощником, оказывается злейшим «врагом» для вас и вашего бизнеса.
Как выбрать бухгалтера и не допустить роковой ошибки?
Сегодняшний рынок представителей этой профессии предлагает множество вариантов:
- постоянный бухгалтер, числящийся в штате вашей компании,
- приходящие бухгалтера, которые кроме вас обслуживают еще парочку фирм,
- удаленный бухгалтер, обычно фрилансер, который взаимодействует с вами по интернету,
- знакомый или родственник, который ведет вашу бухгалтерию по дружбе,
- специализированная бухгалтерская компания.
Давайте рассмотрим плюсы и минусы каждого из вариантов.
Постоянный бухгалтер
Главный плюс постоянного бухгалтера в том, что он всегда под рукой: пять дней в неделю с девяти до шести с перерывом на обед. Постоянный бухгалтер в курсе всех дел и ему не требуется времени для того, чтобы вникнуть в специфику вашего бизнеса.
Однако, часто минусы таких специалистов перевешивают все плюсы.
Во-первых, многим компаниям не нужна восьмичасовая работа бухгалтера, поэтому в оплаченное вами время девочки-бухгалтера сидят в социальных сетях или обсуждают проблемы личной жизни, бухгалтера постарше воспитывают ребенка по телефону или совершают набеги на близлежащие магазины.
Если же работы становится больше, то бухгалтер, привыкший работать не слишком напрягаясь (и совершенно не привыкший к переработкам), начинает не успевать, срывать сроки и вам приходится нанимать второго бухгалтера.
Замена или дополнительный бухгалтер на подхвате вам также понадобится и во многих других случаях: больничный, отпуск, декрет.
Второй минус постоянного бухгалтера, высокие затраты. Судите сами, хороший специалист отлично знает свою цену, а значит рассчитывает на высокую зарплату. Если вы нанимаете бухгалтера средней квалификации, то и качество его работы будет средним, то есть он сможет справится только с рутинными, стандартными действиями.
При этом нередки случаи, когда бухгалтер преувеличивает свою квалификацию, а вы, не будучи специалистом в бухучете, не можете сразу распознать это преувеличение. Когда же наступает ситуация, в которой бухгалтер должен проявить все свои знания и способности (например, проверки или споры с налоговой) , к вам приходит понимание, что никакими особыми компетенциями ваш бухгалтер не обладает.
И даже в этой ситуации уволить его сложно, почти невозможно. Бухгалтер обычно неплохо ориентируется в кадровых вопросах, своих правах и чужих обязанностях, и если увольнение было проведено не на 100% корректно, то бухгалтер может восстановиться в вашей компании по суду с немалой компенсацией в свою пользу.
Кроме того, для обустройства рабочего места бухгалтера потребуются драгоценные метры площади офиса (а то и отдельный кабинет), мебель, оргтехника, бухгалтерские программы (включая их обновление и обслуживание), обучение на специализированных курсах. С зарплаты платятся налоги, вы оплачиваете ежегодный отпуск и все больничные бухгалтера.
Общая сумма получается весомой.
Третий минус постоянного бухгалтера — он может совершать любые ошибки (по невнимательности и с умыслом) и фактически не нести за них никакой ответственности.
Если отчетность составлена неправильно, то ответственность за уплату недоимки, штрафов и пеней ложится не на бухгалтера, а на директора компании или индивидуального предпринимателя. И, кстати, ошибки в бухгалтерской отчетности могут вести не только к штрафам, но и более серьезным последствиям.
Пример: бухгалтер затянул со сдачей отчетности и налоговая инспекция заблокировала расчетный счет компании. Даже после того, как правильная отчетность подготовлена и сдана, проблема не исчерпана: компании пришлось платить не только штраф за нарушение сроков, но и неустойку контрагентам за несвоевременное выполнение обязательств из-за блокировки расчетного счета.
Если в компании начинается налоговая проверка, бухгалтер может внезапно уволиться и оставить вас разбираться с налоговой самостоятельно.
Реальная ситуация: компания получила уведомление о налоговой проверке с предписанием предоставить документы в 5-ти дневный срок. Главбух моментально увольняется. Директор вынужден сам в страшной спешке готовить документы для проверки, при этом часть документов он так и не находит. По результатам проверки компания получает доначисления в размере 1,5 млн. руб.
После получения акта о доначислении, директор обращается к специалистам, которые помогают уменьшить сумму доначислений до 300 тыс.
И это все, что можно было сделать в сложившейся ситуации.
Постоянный бухгалтер фактически контролирует все финансовые и информационные потоки вашей компании и может использовать эту информацию для личного обогащения или поделиться ею с конкурентами. Если вы выскажете бухгалтеру свои претензии или ему просто что-то не понравится, он всегда сможет найти причину пожаловаться на вашу фирму в налоговую или трудовую инспекцию.
Приходящий или удаленный бухгалтер
Многие считают, что наилучший вариант ведения бухгалтерии — приходящие или удаленные бухгалтера. На первый взгляд это кажется разумным: если у вас небольшой фронт работ для бухгалтера, то оплата труда бухгалтера-надомника будет не велика, а сопутствующие затраты не ложатся на вашу компанию вовсе.
Однако, этот вариант таит в себе явные и неявные минусы.
Квалификацию удаленного бухгалтера проверить сложно, «пробить» предыдущее место работы и причины увольнения — невозможно. Вы фактически приобретаете кота в мешке. Такой бухгалтер вообще ни за что не отвечает, а о его промахах или прямом обмане вы можете узнать слишком поздно.
Ситуация из жизни: фирма наняла удаленного бухгалтера-фрилансера, которая смогла произвести хорошее первое впечатление длинным перечнем своих заслуг и демонстрацией своей якобы компетентности. Бухгалтер регулярно получала зарплату, отчитывалась о проделанной работе и ежемесячно просила денег на уплату налогов. Не много просила, чем и покорила работодателя. Но через год бухгалтер исчезла: не отвечала на звонки и письма. А позже выяснилось, что, девушка не только сдавала нулевую отчетность, но и регулярно клала деньги, выделенные на уплату налогов, в свой карман.
Иногда вам нужно срочно оформить документы, например, под тендер или важную сделку, а бухгалтера на месте нет: благополучно закончив текущую работу, она уехала на дачу, проведать родственников в другой город или на море. В итоге экономия на бухгалтере превращается в упущенную выгоду.
Вообще приходящий бухгалтер никак не заинтересован в процветании вашей компании, ведь он не рассчитывает на квартальные премии и ежегодные бонусы.
В дни пиковой нагрузки, например, перед сдачей отчетности у приходящего бухгалтера или фрилансера наступает настоящий аврал, ведь ему нужно готовить отчеты не для одной, а для нескольких компаний. В такой ситуации возможность ошибки возрастает в разы.
Если приходящий бухгалтер ведет учет в нескольких фирмах, то он обычно подбирает компании одного профиля или расположенные в одном районе, так что вполне вероятна ситуация, что такой бухгалтер работает не только на вас, но и на ваших конкурентов. У него появляется возможность «слить» важную информацию, неважно осознано ли это будет сделано или по врожденной болтливости.
Приходящий бухгалтер может просто исчезнуть, с вашими документами или вашими деньгами.
Еще один случай: учет в компании вел приходящий бухгалтер, который, как оказалось, особо не утруждался, зато ежемесячно перечислял на счет подставной фирмы по 30 000 — 50 000 рублей на канцтовары, пока внезапно не пропал в неизвестном направлении.
Какие убытки понесла компания:
- оплату услуг бухгалтера-проходимца
- заметную сумму с расчетного счета
- затраты на восстановление бухгалтерского учета
Итак, прежде чем нанять удаленного или приходящего бухгалтера, подумайте, готовы вы к таким рискам: прямой обман, финансовые потери, попадание в «черный список» налоговой, возникновение проблем как с конкурентами, так и с партнерами, поставщиками и заказчиками.
Бухгалтеры «по дружбе»
Следующий тип бухгалтеров — друзья или родственники, которые согласились вести вам бухгалтерский учет по дружбе.
Бесплатно — единственный плюс такого сотрудничества.
Но, как водится, за бесплатный сыр впоследствии приходится платить слишком дорого. Поскольку таким бухгалтерам не платят зарплаты, они и не слишком стараются: могут пропустить сроки сдачи отчетности, забыть оформить платежку или потерять важный документ.
С другой стороны, в личных отношениях возможны перемены, и, например, после крупной ссоры, вы можете в самый ответственный момент остаться совсем без бухгалтера.
Но и это еще не все, бухгалтер может «в сердцах» пожаловаться на вас в налоговую. Конечно, потом он остынет и принесет свои извинения, но процесс уже будет запущен и остановить его «малой кровью» не получится.
Специализированные бухгалтерские компании
Какие плюсы и минусы несет сотрудничество с компанией, берущей на себя обслуживание вашей бухгалтерии?
Финансовые преимущества
Стоимость бухгалтерских услуг зависит от объема работ. Вы сами определяете, что передать обслуживающей компании: все, начиная с первички и заканчивая составлением отчетности для налоговой, или только отдельный участок учета. Вы оплачиваете конкретные дела, а не время проведенное бухгалтером на рабочем месте.
Стоимость услуг бухгалтерской компании включается в расходы, а значит с этих сумм не надо платить налоги.
Экономия времени
Вам не нужно организовывать поиск бухгалтера, публиковать объявления и проводить собеседование с кандидатами. Вы можете быть уверены, что ваш бухгалтер не покинет вас в самый ответственный момент.
Вы экономите время, потраченное на контроль за работой штатных или приходящих бухгалтеров и решение созданных ими проблем.
Исключение рисков
Финансовые риски, связанные с ведением учёта, несет бухгалтерская компания. Обычной практикой является пункт договора о том, что все возможные ошибки бухгалтерская компания исправляет за свой счет.
Специализированная бухгалтерская компания работает практически безошибочно, поскольку бухгалтерское обслуживание ведет не один бухгалтер, а команда специалистов. Здесь срабатывает принцип «одна голова хорошо, а две лучше». В сложных и нестандартных ситуациях к работе дополнительно привлекаются юристы, аудиторы, кадровики, специалисты по налоговому, корпоративному и хозяйственному праву.
