Трудовое законодательство РФ четко регулирует трудовые отношения между работником и работодателем, а кадровое делопроизводство отражает, насколько точно работодатель соблюдает предписания Закона.
Кадровое делопроизводство (КДП) – большой комплекс обязательных мероприятий по управлению персоналом и кадровому учету. Иными словами – это весь документооборот, связанный с сотрудниками компании. Вести его обязаны все работодатели, у которых есть хотя бы один наемный работник.
Зачастую случается так, что начиная свое дело, предприниматели не уделяют должного внимания кадровому делу, полагая, что это не самая важная часть работы, тем более что она никак не влияет на доходы предприятия. И это большая ошибка. Отсутствие нормативной базы, некорректно составленные договоры, несоблюдение статей ТК относительно ведения документооборота – за все это придется платить штрафы, а в некоторых случаях – нести административную ответственность.
Для того, чтобы не допустить неприятностей с трудовым законодательством необходимо изначально максимально внимательно отнестись к постановке КДП.
5 шагов к ведению кадрового делопроизводства без ошибок
Шаг 1. Определиться, кто будет вести КДП и назначить ответственного. Здесь возможны следующие варианты:
- Внутренний специалист по кадровому делопроизводству или собственный отдел кадров;
-
Сотрудник компании, выполняющий работу «кадровика» по совместительству. Дополнительные обязанности по ведению кадрового делопроизводства могут получить, например, бухгалтер или секретарь. Главные условия здесь – письменное согласие сотрудника, отдельная оплата дополнительной нагрузки и сохранение продолжительности рабочего дня сотрудника в пределах 8 часов.
Этот вариант хорош в том случае, если сотрудников мало (не больше 20 человек); - Руководитель компании – вариант для бизнеса на старте, когда количеств сотрудников не больше 5-10 человек и свободных средств на содержание отдельных специалистов еще нет.
- Специалист по кадрам по договору аутсорсинга. Данный вариант – идеальное решение для бизнеса любого масштаба. Во-первых, потому что стоимость договора напрямую зависит от количества человек в штате, во-вторых, потому что при передаче кадрового делопроизводства на ведение в профильную компанию, снимается потребность в специальных программах, стоимость установки и обновления которых зачастую сопоставима с заработной платой кадрового специалиста.
Шаг 2. Разработать / составить и заполнить обязательную документацию:
-
Локальные нормативные акты, такие как
- Штатное расписание,
- Правила внутреннего трудового распорядка,
- Положение о защите персональных данных,
- Положение об оплате труда и премировании и д.р.
-
Документы, регулирующие трудовую деятельность сотрудников
- Трудовые договоры,
- Должностные инструкции,
- Трудовые книжки (если не выбрана электронная форма),
- Книга по учету трудовых книжек и вкладышей в них,
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них,
- Табель учета рабочего времени,
- График отпусков и д.р.
- Распорядительные документы (приказы и распоряжения, например, о приеме на работу, премировании и т.д.), в том числе предусмотренные законодательством приказы о назначении уполномоченного на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, назначении ответственного за организацию обработки персональных данных лица, назначении ответственного за воинский учет и уполномоченного на решение задач в области гражданской обороны.
Шаг 3. Проверить наличие необходимости и разработать документацию, которая требуется при определенных условиях, в числе которых:
- Коллективный договор (составляется, если сотрудники или работодатель изъявили желание о его заключении),
- Договоры о материальной ответственности (необходимы, если работа сотрудников связана с товарно-материальными ценностями),
- Положение о хранении коммерческой тайны (издается, если сотрудники имеют доступ к информации, которая имеет статус коммерческой тайны),
- График сменности (если сотрудники работают по сменам),
- Положение об аттестации (если предполагается ее обязательное прохождение сотрудниками),
- Медкнижки и журнал прохождения медосмотров (при осуществлении сотрудниками деятельности, требующей медкнижки и регулярное прохождение медосмотров).
Шаг 4. Обеспечить безопасное хранение всех документации, содержащей персональные данные.
Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии как бланки строгой отчетности.
Шаг 5. Составить кадровый календарь и внести в него все сроки обязательных кадровых мероприятий. Сюда можно отнести ежегодное обновление графика отпусков и штатного расписания, пролонгацию коллективных договоров (каждые 3 года), подачу сведений в социальный фонд и т.д.
На что особо обратить внимание
Для того чтобы в дальнейшем не возникло проблем (а если они уже есть, то решить их раз и навсегда), необходимо также:
1. Внимательно изучить учредительные документы на предмет указанных наименований компании, а также лиц имеющих право принятия решения о заключении и расторжении трудовых договоров, локальных нормативных актов и т.д.
2. Проверить, что назначенные ответственные лица дали письменное согласие на назначение и вмененные им обязанности указаны либо в трудовых договорах, либо в соглашениях к ним.
3. При составлении или аудите трудового договора руководствуйтесь статьей 57 ТК РФ. Обратите внимание:
- есть ли в договоре все обязательные данные о работнике и работодателе, как то ФИО/наименование, данные удостоверяющего личность документа / ИНН компании, сведения о представителе работодателя и основание, наделяющее его полномочиями подписывать трудовой договор,
- указаны ли в договоре пункты, обязательные при наличии определенных условий (например, режим работы и отдыха, если он отличается от общих по компании),
- проверьте, отвечает ли договор требованиям, касающимся отдельных категорий работников, и нормам федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности.
Как найти и исправить ошибки в кадровом делопроизводстве
Самый правильный и надежный способ выявить и исправить недочеты в КДП – заказать услугу кадрового аудита, ведь наличие нареканий от проверяющих органов свидетельствует о том, что своими силами справиться с емкой работой по кадровому учету не получилось. А значит, нужна помощь профессионалов. Они детально, шаг за шагом проверят всю документацию на соответствие актуальным положениям трудового законодательства, нормативных актов и приказов. Выявленные несоответствия будут устранены, и далее вы сможете решить, продолжить ли ведение кадрового делопроизводства самостоятельно или продолжить сотрудничество со специалистами.
Узнать всю подробную информацию про кадровое делопроизводство, а также получить квалифицированную консультацию наших специалистов, вы можете по телефону +7 (495) 775-95-50, почте info@nkgarant.ru или заполнив одну из форм на сайте. Обращайтесь. Мы на связи и обязательно поможем.
