Инвентаризация: как правильно пронумеровать объекты учета

03.10.2018

Инвентаризация заключается в фактическом подтверждении наличия у организации активов, заявленных в бухучете, т.е. в сверке фактических и учетных данных (ст. 11 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — закон о бухучете). Для данной проверки каждому объекту заранее присваивается специальный инвентаризационный номер.

Законодательство, регулирующее бухучет в коммерческих организациях, никаких особых требований к этим номерам не предъявляет.

Требования к номерам

Номер должен быть уникальным. Он выдается одному объекту единожды. После списания данного объекта номер его не нужно привязывать к новым, дабы избежать ошибок. Система нумерации должна быть упорядоченной. Требуется выстраивать ее в некую систему, дабы по первым цифрам узнать его основные характеристики: что это за вид объекта, когда он приобретен и где расположен.

Как построить систему нумерации

Нужно закодировать сведения в инвентарном номере. В них может входить: счет учета, номер амортизационной группы, код по ОКОФ, период принятия к учету (год, месяц), подразделение (филиал) или здание (корпус), в котором будет использоваться объект. То есть в инвентарном номере зашифровывается вся информация, начиная от места и года выпуска и заканчивая комплектацией. Он может состоять не только из цифр, но и из букв. Буквами можно кодировать период принятия к учету либо место расположения объекта.

Выбирая сведения, которые нужно закодировать в номере, не делайте слишком сложную и избыточную структуру инвентарного номера. Соответственно, в номер нужно включать только те критерии, которые реально будут использоваться в работе. И, составляя номер, нужно учитывать возможности применяемых в компании программных средств: смогут ли они поддерживать все закодированные в номере критерии.

Наносим номер правильно

Обычно инвентарные номера наносят непосредственно на объект. Однако и тут есть нюансы. Первым делом стоит конкретизировать, куда именно наносится номер. Это значительно упростит сам процесс инвентаризации, т. к. комиссия будет точно знать, где искать номер, и ей не придется осматривать объект со всех сторон в поиске «заветных» цифр.

Установить в организации правило, что на машины и оборудование инвентарный номер всегда наносится рядом с заводским (удобно искать: это место защищено от вредных воздействий), а на шкафы и тумбочки, имеющие дверцы, — внутри, на верхнем внутреннем углу левой дверцы (удобно наносить: меньше шансов повредить при пользовании и уборке; виден при любой перестановке).

Важен и способ нанесения номера. При нанесении номера не должен причиняться ущерб самому объекту. Ведь вполне возможно его придется в будущем продать. А значит, номер нужно будет удалить и, желательно, бесследно. Это также надо учитывать. Поэтому рекомендуется маркировать объекты с помощью прикрепления жетона, либо путем нанесения номера краской, маркером, или путем прикрепления стикера на клейкой основе.

Некоторые объекты слишком малы, чтобы на них можно было нанести номер. В таких случаях номер можно вообще не наносить, о чем необходимо сделать пометку в инвентарной карточке. При этом желательно настроить учетную программу таким образом, чтобы бухгалтер мог быстро сформировать список таких немаркированных объектов с указанием места их физического расположения.

Документальное оформление

Законодательно бухгалтерская нумерология никак не регламентирована. Это значит, что внедрить перечисленные правила организация может самостоятельно, утвердив соответствующий локальный акт.

Сделать это можно несколькими способами:

  • добавить соответствующий раздел в учетную политику организации или сделать приложение к ней. Однако не рекомендуется использовать такой вариант, т.к. учетная политика подчиняется особым правилам в части внесения изменений и корректив (п. 6 и 7 ст. 8 закона о бухучете). Поэтому вносить в нее дополнительные положения не стоит, дабы не лишать себя свободы действия.
  • Лучше внести правила нумерации объектов в Положение о проведении инвентаризации в организации. И ознакомиться с ними нелишним будет не только бухгалтеру, но и любому сотруднику, включаемому в инвентаризационную комиссию.

Можно утвердить в организации и отдельный документ — Положение о порядке присвоения инвентарных номеров.

Для получения актуальных новостей подписывайтесь на наши социальные сети:

и Дзен канал.

Контакты

  • Главный офис

    Адрес:109377, Москва, ул. Ферганская, д.6, корпус 2, 3 подъезд, 3-й этаж.

    Тел.:+7 (495) 122-01-41

    Почта:info@nkgarant.ru

    Как проехать?

    Метро Рязанский проспект, последний вагон из центра, на ул. Скрябина, пройти прямо до пересечения с ул. Ферганской. Далее налево, 300 метров до 21 ИФНС

  • Офис на Краснодонской

    Адрес:109386 , Москва, ул. Краснодонская, д.2, корп.1

    Тел.:+7 (495) 764-43-78

    Почта:info@nkgarant.ru

    Как проехать?

    Метро Волжская, Первый вагон из центра, выход на улицу Краснодонская, далее пешком в сторону области Или: Первая остановка в сторону области на любом транспорте, вход с фасада здания, напротив остановки.

  • Офис на Новых Черемушках

    Адрес:117418, Москва, ул. Гарибальди, д.29, корп.4, 2-й этаж

    Тел.:+7 (495) 727-27-39 +7 (499) 744-47-51

    Почта:info@nkgarant.ru

    Как проехать?

    Метро Новые Черёмушки, последний вагон из центра, выход к Новочеремушкинской улице, пройти пешком 370 м

  • Офис на Полежаевской

    Адрес:123308, Москва, ул. Мневники, д.1, 1-й этаж

    Тел.:+7 (495) 601-95-50

    Почта:info@nkgarant.ru

    Как проехать?

    Метро Полежаевская, первый вагон из центра, выход на улицу Куусинена, после турникета налево, затем пройти направо к лестнице, ведущей на улицу. Дальше идти по прямой вдоль Хорошевского шоссе 10 минут до административного здания Автокомбината.

    МЦК Хорошёво. По Хорошевскому шоссе в сторону Звенигородского шоссе до административного здания Автокомбината.

  • Офис на Дмитровской

    Адрес:127254, г. Москва, ул. Добролюбова, д. 3, стр 1, 2 этаж, комн. 221

    Тел.:+7 (495) 995-93-01 +7 (495) 788-31-40

    Почта:info@nkgarant.ru

    Как проехать?

    Метро Дмитровская из центра первый вагон, направо и налево к остановке, маршрутка 599,174, троллейбус 3,3к,29,29к, остановка 2-й Гончаровский проезд.

    Метро Бутырская. Пройти по улице Руставели до пересечения с улицей Добролюбова. Повернуть навело. Пройти до здания Федеральной службы по интеллектуальной собственности. Второй этаж, комн. 221.

  • Полное наименование организацииООО «Налоговая консультация «ГАРАНТИЯ»
    Юридический адрес / Фактический (почтовый) адрес117418, г. Москва, ул.Гарибальди, д.29, корп.4, этаж 2, помещение I, комната 1, офис 7
    ОГРН1027743003496
    ИНН7743061550
    КПП772701001